おはようございます。
今日は、記録の残し方についてお話しします。
スタッフの皆さんは、会議やミーティングを行った際に、議事録や備忘録を作成し、情報を共有していると思います。
音声データを録音して共有することもありますが、多くの場合は、担当者が内容をまとめ、資料として回覧する形になっているのではないでしょうか。
ここで一つ、考えてほしいことがあります。
それは、記録を作成する人の主観によって、情報が変わってしまう可能性があるということです。
同じ会議に参加していても、人によって受け取り方は違います。
作成者が重要だと思ったことが、他の人にとっても重要とは限りません。また、発言の一部が省略されたり、微妙なニュアンスが変わったりすることで、本来の意図とは違う形で情報が伝わってしまうこともあります。
こうした認識の違いを防ぐために、僕は、『誰が、いつ、何を話したのか』を、できるだけ正確に記録として残すことが大切だと考えています。
では、会議の内容を一言一句、すべて手入力するのか。
そうではありません。今はAIという便利な技術があります。
会議の音声データをAIで文字起こしし、発言者ごとに時系列で整理することができます。
これまで人が時間をかけて行っていた作業をAIに任せることで、作業時間を大幅に短縮できますし、記録の抜け漏れを減らすことにもつながります。
ただし、AIが作成したものが必ず正しいとは限りません。最終的には人が確認し、内容を整理することが必要です。
僕が皆さんにお願いしたいのは、作成者の解釈だけで記録を残すのではなく、実際の発言を基に、事実を正確に残してほしいということです。
そして、もう一つ大切なのは、発言の記録と、会議で決まったことを分けて整理することです。
誰が何を発言したのか。
どのような意見が出たのか。
最終的に何が決まったのか。
これらが明確になっていれば、会議に参加していなかった人にも内容が正確に伝わりますし、その後の仕事も進めやすくなります。
記録を残すことは、単に過去の出来事を保存することではありません。
情報を正しく共有し、次の行動につなげるための大切な仕事です。
これからはAIを積極的に活用しながら、記録の正確性と作業の効率を高めていきましょう。
小さな改善の積み重ねが、会社全体の大きな成長につながっていくと思います。
今日もがんばってまいりましょう。
今日も一日、よろしくお願いします。
社長のことばとは？
始まりは2017年10月、朝礼での社長挨拶でした。会社が大事にしていることを私が先頭に立って繰り返し話し、スタッフの皆さんと進む方向を揃えてきました。
朝礼で話す形はやめましたが、伝えたいことは尽きません。今は「社長のことば」として、ここに書き続けています。いつでも読み返せるのが、文章の良いところです。
スタッフの皆さんはもちろん、当社やフードに興味を持ってくださった方にも読んでいただき、「こんな会社で働いてみたい」「この会社のフードを使ってみたい」と感じてもらえる場所に育てていきたいと思っています。
代表取締役社長
黒瀬 貴之
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